Aftalen bygger på Datatilsynets Standardkontraktsbestemmelser efter databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 8. Kilden er den danske skabelon, ændringslog version 1.2, hentet 18. oktober 2026 fra https://www.datatilsynet.dk/regler-og-vejledning/blanketter-og-skabeloner. Den originale skabelonfil er datatilsynet-skabelon-til-databehandleraftale-dansk.docx. SHA-256 a768219089f99f3ea7d5df44a7680984b350e4d23518fe751fde068737322916. Standardbestemmelserne nedenfor er den officielle tekst med de valg, der er truffet 20. oktober 2026. Ikke-valgte alternativer og skabelonens vejledning er taget ud. Kundens partsoplysninger indsættes fra organisationsprofilen ved aftaleindgåelse. Abonnementsvilkår og privatlivspolitik er særskilte dokumenter og indgår ikke i denne aftale. Parter Den dataansvarlige er juridisk navn mangler i organisationsprofilen, CVR CVR mangler i organisationsprofilen, adresse mangler i organisationsprofilen, postnr. og by mangler i organisationsprofilen, land mangler i organisationsprofilen. Databehandleren er Klinik for Manuel Medicin ApS, CVR 35858075, Dyssebakken 119, 6500 Vojens, DK. Tjenesten i præamblen er Klinikflow, klinikkens system til booking, patienter, journal, betaling og den tilhørende drift. Standardkontraktsbestemmelser i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder Præambel Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen). I forbindelse med leveringen af Klinikflow, klinikkens system til booking, patienter, journal, betaling og den tilhørende drift behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage. Databehandleren handler efter instruks Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret. Fortrolighed Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt. Behandlingssikkerhed Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici. Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte: Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32. Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C. Anvendelse af underdatabehandlere Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler). Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dage varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen. Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser: overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland behandle personoplysningerne i et tredjeland Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V. Bistand til den dataansvarlige Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III. Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af: oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede indsigtsretten retten til berigtigelse retten til sletning (”retten til at blive glemt”) retten til begrænsning af behandling underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling retten til dataportabilitet retten til indsigelse retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med: den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, Danmark, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse) den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, Danmark, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2. Underretning om brud på persondatasikkerheden Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse og om muligt inden 24 timer efter at være blevet bekendt med et brud på persondatasikkerheden. Underretningen skal sætte den dataansvarlige i stand til at overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed: karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed. Sletning og returnering af oplysninger Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger vælger den dataansvarlige, om databehandleren skal slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige, og bekræfte at oplysningerne er slettet, eller tilbagelevere alle personoplysningerne og slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne. Databehandleren træffer ikke valget. Lovpligtig opbevaring, som påhviler den dataansvarlige, bliver hos den dataansvarlige og er ikke en grund til, at databehandleren beholder en kopi. Revision, herunder inspektion Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation. Parternes aftale om andre forhold Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen. Ikrafttræden og ophør Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner. Bilag A. Oplysninger om behandlingen A.1. Formål Databehandleren stiller Klinikflow til rådighed, så klinikken kan administrere booking, patienter, journal, betaling og den daglige drift for sine egne patienter. A.2. Karakter Hosting, lagring, visning, søgning, rettelse efter klinikkens instruks, adgangsstyring, logning, backup og drift af klinikkens data i Klinikflow. Afsendelse af e-mail og SMS, når klinikken har slået det til. Overførsel til klinikkens eget regnskab indgår kun, når den pågældende forbindelse er åbnet for klinikken, og den er ikke en del af journalens databehandling. A.3. Typer af personoplysninger Patientens navn og kontaktoplysninger, aftaler, journalindhold, betalings- og fakturaoplysninger samt de medarbejderoplysninger, der er nødvendige for adgang og roller. Journalen kan indeholde helbredsoplysninger. CPR behandles kun, hvor klinikken har registreret det. Kortnummer beskrives ikke som opbevaret i Klinikflow, før det er verificeret. A.4. Kategorier af registrerede Klinikkens patienter og de medarbejdere, klinikken giver adgang. Bestemmelserne omfatter alle personoplysninger, Klinikflow behandler for klinikken, ikke kun patientjournalen. A.5. Varighed Behandlingen løber, mens klinikken har en aftale om Klinikflow. Efter ophør har klinikken 30 dage til at få en sikker eksport. Derefter har Klinikflow højst 30 dage til at slette eller tilbagelevere produktionskopier efter klinikkens valg i bestemmelse 11, med de lovpligtige undtagelser der står i bilag C.4. Undtagelserne fritager ikke Klinikflow for pligten til sletning eller tilbagelevering af klinikkens personoplysninger. Organisationens ejer kan hente organisationens samlede personoplysninger. Ophøret gennemføres efter den dokumenterede administratorprocedure. Eksisterende klinikdata slettes ikke, før der er givet særskilt godkendelse til den konkrete kørsel. Bilag B. Underdatabehandlere B.1. Underdatabehandlere En underdatabehandler står kun som godkendt, når identitet og aftaletekst foreligger. Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland, er licensgiver under Microsoft Customer Agreement B0B0ED312A0C. Aftalen er aktiv og trådte i kraft 4. september 2026 ved ClickToAccept. Den indarbejder Microsoft Products and Services Data Protection Addendum, den engelske udgave offentliggjort 22. maj 2026. Aftalen angiver ikke et organisationsnummer. Microsoft Danmark ApS er navngivet som salgsselskab i samme dokument og er ikke licensgiver. De verificerede ressourcer for applikation, database, fillager, hemmeligheder og log ligger i Microsoft Azure, Sweden Central. Front Door-profilen er registreret som global. Sweden Central er placeringen af de verificerede ressourcer. Aftalen fastlægger ikke, at behandling, support og adgang til personoplysninger alene sker i Sverige. Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA, er underdatabehandler for Klinikflow. Cloudflare fungerer som proxy og sikkerhedslag foran Klinikflows applikation. Personoplysninger passerer gennem Cloudflares infrastruktur. Trafikken kan omfatte bookingoplysninger, patientoplysninger og journaldata samt forbindelsesdata som IP-adresse. Den dokumenterede Data Processing Addendum version 6.4, gældende fra 3. april 2026, omfatter også særlige kategorier af personoplysninger, herunder helbredsoplysninger. Aftalen tillader, at Cloudflare kan behandle oplysninger uden for EU/EØS, og den indeholder bestemmelser om EU's standardkontraktbestemmelser (SCC) og EU-US Data Privacy Framework. Klinikflows primære Azure-infrastruktur ligger i Sweden Central. Det indebærer ikke, at al databehandling sker i Sverige. Cloudflare beskriver blandt andet ISO 27001 og ISO 27701, kryptering under transmission og opbevaring, adgangskontrol og flerfaktorgodkendelse, sikkerhedslogning og overvågning, håndtering af sikkerhedsbrud samt kontrol med underdatabehandlere. Status: Tiltrådt. Ejeren bekræftede 31. oktober 2026, at Cloudflare-kontoen for zonen klinikflow.dk har tiltrådt Data Processing Addendum version 6.4. Cloudflare er godkendt underdatabehandler. Simply.com A/S, CVR 29412006, Højvangen 4, 8660 Skanderborg, Danmark, kan sende transaktionsmail, når klinikken har slået e-mail til. Databehandleraftale version 1.8 af 18. marts 2023 er underskrevet for konto S590808 den 29. oktober 2026 kl. 08.13.05 af Niels Christiansen. Aftalen omfatter almindelige og følsomme personoplysninger, herunder helbredsoplysninger, og kan omfatte oplysninger om patienter. Behandling skal som udgangspunkt ske inden for EØS. Behandling uden for EØS kræver særskilt grundlag efter aftalens punkt 3.1. Underdatabehandlere fremgår af Simply.coms officielle oversigt. Aftalen beskriver krav til sikkerhed, fortrolighed, underdatabehandlere og håndtering af sikkerhedsbrud. Status: Underskrevet og dokumenteret. Skærmbilledet af underskriften er ikke arkiveret i dette repository; det er manglende arkivering, ikke manglende underskrift. SMS sendes via GatewayAPI EU til messaging.gatewayapi.eu, når klinikken har slået SMS til. messaging.gatewayapi.com bruges ikke. Aftalepart er ONLINECITY.IO ApS, CVR DK-27364276, Buchwaldsgade 50, 5000 Odense C. Den dokumenterede EU-databehandleraftale er gældende fra 5. august 2026. Præambel 2.3 rammer tjenesten som SMS Gateway. Bilag A omfatter blandt andet telefonnumre, e-mailadresser, beskedindhold og aftaletidspunkter. Personoplysninger opbevares højst 30 dage efter afsendelse eller modtagelse og slettes derefter. Ved ophør slettes eller tilbageleveres oplysningerne efter aftalens bestemmelse 11 og bilag C.4. Aftalte underdatabehandlere er Hetzner Online GmbH med hosting i Tyskland og Finland samt HeySender ApS til e-maillevering i Danmark. Overførsel til tredjelande kræver dokumenteret instruks; aftalen angiver, at personoplysninger som udgangspunkt skal søges holdt i EU, og at EU-standardkontraktbestemmelser og Schrems II-krav er grundlaget, hvis overførsel sker. Status: Accepteret den 24. september 2026 kl. 19.50 CEST af Niels Grib Christiansen (Niels@kfmm.dk). Skærmbilledet af accepten er ikke arkiveret i dette repository; det er manglende arkivering, ikke manglende accept. GatewayAPIs bilag C.2 angiver, at behandlingen ikke omfatter særlige kategorier efter GDPR artikel 9, og at sikkerhedsniveauet derfor er lavt. Klinikflows patient-SMS, herunder bookingpåmindelser, kan indeholde oplysninger om en behandlingstid. Artikel 9-dækning og eventuelle tredjelandsoverførsler står som særskilte juridiske forbehold, indtil de er afklaret. SMS-funktionen ændres ikke af disse forbehold. OpenAI er ikke opført som godkendt underdatabehandler. Denne aftale indeholder ingen instruks om at sende personoplysninger til OpenAI. Vercel er vært for de offentlige informationssider og er ikke vært for patientjournalen. e-conomic er ikke underdatabehandler for journalen. Når klinikken selv åbner sin regnskabsforbindelse, sendes de fakturaoplysninger, forbindelsen bruger, til klinikkens aftale. Det er klinikkens instruks og ikke en godkendelse af e-conomic som underdatabehandler for journalen. B.2. Varsel Varsel for nye underdatabehandlere er 30 dage skriftligt, med ret til indsigelse inden brug. Bilag C. Instruks C.1. Instruks Databehandleren må behandle oplysningerne for at levere Klinikflow til den dataansvarlige klinik: oprette og vise patienter, journal, aftaler og betalinger, styre medarbejderes adgang efter rolle, sende de beskeder klinikken har slået til, tage backup og gendanne efter den dokumenterede procedure. Databehandleren må ikke bruge oplysningerne til egne formål. C.2. Sikkerhed Behandlingen omfatter helbredsoplysninger. De dokumenterede foranstaltninger er rollebaseret adgang, adskillelse mellem klinikker, krypteret forbindelse mellem klinikken og Klinikflow, krypteret journaltekst i databasen, de verificerede driftsressourcer i Microsoft Azure, Sweden Central, log over hvem der har åbnet en journal, og tofaktorgodkendelse. En isoleret gendannelse er gennemført 19. oktober 2026. Den øvelse er ikke i sig selv en langsigtet backupordning. Databasebackup opbevares i 7 dage. Der er ikke en geografisk kopi. Fysisk sikring af Azure-datacenteret beskrives ikke ud over den dokumentation, Microsoft stiller til rådighed. Patient-SMS via GatewayAPI er underlagt GatewayAPIs bilag C.2, som angiver, at behandlingen ikke omfatter særlige kategorier efter GDPR artikel 9; det juridiske forbehold og den udestående artikel 9-afklaring står i bilag B. SMS-funktionen ændres ikke af forbeholdet. C.3. Bistand Databehandleren bistår klinikken med indsigt, rettelse, sletning og underretning om brud i det omfang, oplysningerne findes i Klinikflow. Underretning om brud følger bestemmelse 10. C.4. Opbevaring, eksport og sletning Journalens opbevaringstid fastlægges af klinikken efter bekendtgørelse om autoriserede sundhedspersoners patientjournaler (journalføringsbekendtgørelsen). Fristen afhænger af faggruppe og behandlingssted og er ikke den samme for alle. Klinikflow sætter ikke én fælles periode. Den opbevaring sker hos klinikken efter eksporten og er ikke en kopi, Klinikflow må beholde efter ophør. Fakturaoplysninger, klinikken selv skal opbevare i 5 år fra regnskabsårets udgang, udleveres med eksporten og er ikke en grund til, at Klinikflow beholder patientdata. Bestemmelse 11 og artikel 28 gælder. Efter ophør har klinikken 30 dage til sikker eksport. Derefter har Klinikflow højst 30 dage til sletning eller tilbagelevering efterfulgt af sletning af kopier. Klinikken vælger. Klinikflow må ikke beholde en kopi af klinikkens personoplysninger efter ophør, medmindre EU-retten eller dansk ret pålægger databehandleren at opbevare den. Klinikkens egen journalpligt og klinikkens eget regnskab er klinikkens opbevaring efter eksporten. De er ikke en undtagelse, der lader Klinikflow beholde patientdata. Klinikflows egne abonnementsfakturaer om kunden opbevares som Klinikflows regnskab og er ikke en kopi af patientjournalen. Ophøret gennemføres som et manuelt, sikkert og reviderbart administratorforløb. Organisationens ejer kan hente organisationens patienter med CPR, alle journalnotater også uden klinikmærke, alle bookinger, vedhæftede filer, kommunikation og de lokale fakturaer og betalinger. Filen er den brugbare kopi. Journaltekst og CPR forbliver krypteret i databasen, og revisionsposten gemmer tællinger og SHA-256. Eksport af én kliniks lokale aktivitet er ikke ophørseksporten. Eksisterende klinikdata slettes ikke uden særskilt godkendelse af den konkrete kørsel. Indtil en godkendt kørsel er gennemført, forbliver pligten til sletning eller tilbagelevering. Den er ikke frafaldet. Den nuværende backuprotation er 7 dage for databasen, uden geografisk kopi. Backuppen er hele platformen. En organisation kan ikke fjernes fra en eksisterende backup. En gendannelse lægger alle organisationers data tilbage til backuppens tidspunkt og må ikke køres oven på den levende database. Når rækker er slettet i den levende database, falder de ud af nye kopier inden for 7 dage. C.5. Lokalitet De verificerede ressourcer for applikation, database, filer og hemmeligheder ligger i Microsoft Azure, Sweden Central. Den placering fastlægger ikke, at behandling, support og adgang til personoplysninger alene sker i Sverige. GatewayAPI EU beskriver hosting hos Hetzner i Tyskland og Finland. Simply.com DPA version 1.8 kræver som udgangspunkt behandling i EØS og er underskrevet for konto S590808. Cloudflares DPA version 6.4 beskriver, at behandling kan ske uden for EU/EØS. Kontoens tiltrædelse er bekræftet af ejeren 31. oktober 2026. Behandlingssted for Azure Front Door står som uafklaret i C.6. C.6. Tredjelande Der er ikke givet en generel instruks om overførsel af personoplysninger til et tredjeland eller en international organisation. Forbuddet gælder alle personoplysninger, Klinikflow behandler for klinikken, ikke kun patientjournalen. Sweden Central ligger i EØS. GatewayAPI EU kræver dokumenteret instruks for overførsel til tredjelande og angiver, at personoplysninger som udgangspunkt skal søges holdt i EU; SCC og Schrems II nævnes, hvis overførsel sker. Status for GatewayAPI: Accepteret den 24. september 2026 kl. 19.50 CEST; artikel 9 og eventuelle tredjelandsoverførsler står som særskilte forbehold. Simply.com DPA version 1.8 kræver som udgangspunkt behandling i EØS; behandling uden for EØS kræver særskilt grundlag efter punkt 3.1. Status for Simply.com: Underskrevet og dokumenteret for konto S590808 den 29. oktober 2026. Cloudflares dokumenterede DPA version 6.4 tillader behandling uden for EU/EØS og indeholder EU-standardkontraktbestemmelser (SCC) og EU-US Data Privacy Framework. Status for Cloudflare: Tiltrådt 31. oktober 2026 (ejer-GO for zonen klinikflow.dk, DPA 6.4). Følgende er ikke dokumenteret som en overførsel og ikke som fraværet af en overførsel: om et Azure Front Door-kald behandles uden for EØS. Vercel er vært for de offentlige informationssider. OpenAI er ikke en instruks i denne aftale. En undtagelse kan kun stå i dette bilag, når overførslen og grundlaget efter kapitel V er vedlagt. C.7. Revision af databehandleren Klinikflow stiller én gang om året den relevante sikkerhedsdokumentation til rådighed. Klinikkens revisionsret efter artikel 28 og skabelonens bestemmelse 12 består. Varslet er normalt 30 dage. Kortere varsel kan bruges ved brud, ved påbud fra tilsynsmyndigheden, eller når 30 dage ville gøre revisionen uvirksom. Der er ingen grænse på én revision om året. Der loves ikke en årlig ekstern revisionserklæring eller en certificering, som Klinikflow ikke har. C.8. Revision af underdatabehandlere Mindst én gang om året gennemgås de kritiske underdatabehandlere ud fra risikoen, og den dokumentation, leverandøren stiller til rådighed, gennemgås. Klinikken kan anfægte den dokumentation, der faktisk foreligger. Fysisk inspektion af Azure-datacentre er ikke en del af kontrollen. Bilag D. Andre forhold Abonnementsvilkår og privatlivspolitik står i egne dokumenter. De er ikke en del af denne databehandleraftale. Aftalen indgås elektronisk i Klinikflow. Kun en ejer kan acceptere, og kun efter erklæringen «Jeg erklærer, at jeg er bemyndiget til at indgå denne aftale på klinikkens vegne.» Accepten gemmer person, e-mail, tidspunkt, organisation, klinik når en findes, dokumentnøgle, version, indholdshash og teksten, som den så ud ved accepten. Samme handling skrives i revisionssporet. En accept afvises, hvis version eller hash ikke er den tekst, klinikken har fået vist. En senere ændring af organisationen eller teksten ændrer ikke den gemte accept. Kontakt hos databehandleren: niels@kfmm.dk og +45 53 88 49 83.